Whistleblower-Meldungsrichtlinie

Alle Personen, die einen Arbeitsvertrag mit DAF haben (oder in der Vergangenheit hatten), sowie alle Personen, die in anderer Funktion für DAF tätig sind (oder waren). Externe Interessengruppen von DAF, wie Lieferanten, Bewerber, Partner usw., können ebenfalls einen Bericht erstatten.

Die Richtlinie kann genutzt werden, um Verdachtsfälle potenzieller Fehlverhalten oder Verstöße gegen (inter)nationale Gesetze und Vorschriften innerhalb oder in Zusammenhang mit DAF zu melden. Beispiele hierfür sind:

• Mögliche Straftaten oder Verstöße gegen (inter)nationale Gesetze und Vorschriften;
• Verstöße gegen den PACCAR-Verhaltenskodex, die PACCAR-Standardrichtlinien, Compliance-Regeln oder andere interne Richtlinien von DAF/PACCAR; oder
• Bedrohungen für die Umwelt, die öffentliche Gesundheit, die persönliche Sicherheit oder die ordnungsgemäße Funktion des Unternehmens aufgrund unsachgemäßer Handlungen oder Unterlassungen.

Wenn Sie Verdachtsfälle oder Kenntnisse über potenzielle Fehlverhalten und/oder Verstöße haben, können Sie dies Ihrem Ansprechpartner bei DAF melden. Wenn dieser Meldungsweg nicht geeignet sind, können Sie die PACCAR-Ethik-Hotline nutzen, wo auch anonyme Meldungen möglich sind, falls gewünscht. Sie können Ihre Bedenken auch vertraulich mit dem Compliance Director besprechen, bevor Sie eine Meldung machen, wenn Sie dies wünschen. Dazu können Sie unser Compliance Office über das untenstehende Kontaktformular kontaktieren.

Sie können auch die zuständige Behörde (siehe unten „Wie kann man einen Bericht erstatten“) um Informationen, Ratschläge und Unterstützung beim Melden eines (Verdachts auf einen) Missstand oder eines Verstoßes gegen das Unionsrecht (lokale und europäische Gesetze und Vorschriften) bitten.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, dieses Meldesystem von DAF zu folgen, können Sie einen schriftlichen oder mündlichen Bericht bei Ihrem Ansprechpartner bei DAF oder beim Compliance Director über das Kontaktformular erstatten. Dies kann auch anonym erfolgen, wenn gewünscht. Wenn Sie einen vollständig anonymen Bericht erstatten möchten, können Sie die PACCAR-Ethik Hotline nutzen. Weitere Informationen zur PACCAR-Ethik- Hotline finden Sie im Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ / „FAQs“ auf der Website der PACCAR-Ethik-Hotline.

Bei der Meldung vermuteter Fehlverhalten sollte dies in gutem Glauben geschehen und soweit möglich durch relevante Informationen unterstützt werden.

Anstatt einen Bericht bei DAF zu erstatten, können Sie auch direkt an die zuständige (externe) Behörde in Bezug auf vermutete Fehlverhalten oder Verstöße gegen EU-Recht (lokale und Europäische Gesetze und Vorschriften) berichten. Zuständige Behörden sind:

1. Das Bundeskartellamt -Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz;
2. Finanzmarktregulierungsbehörde (BaFin);
3. Bundesministerium für Digitales und Verkehr;
4. Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (Hinweisgeber).

Die direkte Meldung an Ihren Ansprechpartner bei DAF, an den Compliance Director oder über die PACCAR-Ethik-Hotline wird von DAF bevorzugt, da so der Missstand oder Verstoß am schnellsten angegangen werden kann.

Sobald ein Bericht eingegangen ist, wird er an den Compliance Director weitergeleitet. DAF ist verpflichtet, den Bericht vertraulich zu behandeln. Alle Personen, die mit der Bearbeitung des Berichts befasst sind, werden die Identität des Meldenden oder anderer beteiligter Parteien ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Meldenden nicht offenlegen und die Informationen über den Bericht vertraulich behandeln.

Der Compliance Director oder eine von ihnen gegebenenfalls ernannte Person wird zunächst die geeigneten Maßnahmen und die Notwendigkeit einer Untersuchung aufgrund des Berichts prüfen.

Der Compliance Director wird dem Meldenden umgehend, spätestens jedoch innerhalb von sieben Tagen, eine Bestätigung des Eingangs des Berichts zusenden. Der Bericht wird vom Compliance Director in einem dafür vorgesehenen Register erfasst.

Der Compliance Director wird, so bald wie möglich, einen Untersuchungsvorschlag auf der Grundlage des Berichts dem Integritätsausschuss unterbreiten, es sei denn:

• Der Bericht beruht nicht auf vernünftigen Gründen, oder
• Es ist im Voraus klar, dass der Bericht kein Fehlverhalten, keinen Verdacht auf Fehlverhalten oder keine Verletzung oder Gefahr der Verletzung (inter)nationaler Gesetze und Vorschriften betrifft.

Wenn der Integritätsausschuss beschließt, keine Untersuchung einzuleiten, wird der Compliance Director den Meldenden innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung des Berichts informieren. Diese Entscheidung wird mit Begründung versehen.

Wenn die Integritätsausschuss beschließt, eine Untersuchung einzuleiten, wird der Compliance Director den Meldenden innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung des Berichts darüber informieren.

Zu Zwecken der Untersuchung nach einem Bericht hat der Compliance Director die Befugnis, alle relevanten Dokumente anzufordern und alle relevanten Parteien zu befragen, die für die Bildung ihrer Empfehlung an den Integritätsausschuss als notwendig erachtet werden.

Wenn Informationen bereitgestellt werden, die aufgrund ihrer Natur vertraulich bleiben müssen, werden sie dem Compliance Director gemeldet.

Der Compliance Director kann Experten hinzuziehen, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

So bald wie möglich nach Erhalt des Berichts wird der Compliance Director die Ergebnisse in einem Beratungsbericht dokumentieren, der an den Integritätsausschuss gerichtet ist. Der Beratungsbericht wird die Gültigkeit des Berichts beschreiben und gegebenenfalls Empfehlungen abgeben.

Der Beratungsbericht mit Empfehlungen wird dem Integritätsausschuss zur Verfügung gestellt, gegebenenfalls in anonymisierter Form, um den Meldenden zu schützen, und unter Wahrung der Vertraulichkeit der dem Compliance Director übermittelten Informationen.

Innerhalb von maximal drei Monaten nach Erhalt des Berichts wird der Compliance Director oder ein Mitglied des Vorstands den Meldenden und alle betroffenen Personen schriftlich über die Position des Integritätsausschusses in Bezug auf den Bericht informieren. In Ausnahmefällen kann diese Frist verlängert werden. Der Compliance Director wird den Meldenden schriftlich über eine solche Verlängerung informieren und die Gründe dafür angeben.

Meldende, die in gutem Glauben Berichte über Fehlverhalten erstatten, die von dieser Richtlinie erfasst werden, dürfen nicht eingeschüchtert oder benachteiligt werden (Verbot von Vergeltungsmaßnahmen), und sie dürfen keine anderen negativen Konsequenzen (z.B. in Bezug auf ihre Anstellung) für die Äußerung ihrer Bedenken erleiden. Dieses Verbot von Vergeltungsmaßnahmen gilt auch für Personen, die den Meldenden und/oder andere beteiligte Dritte unterstützen. Vergeltungsmaßnahmen umfassen unter anderem:

1. Mobbing, Ignorieren und Ausschließen des Meldenden;
2. Unbegründete oder unverhältnismäßige Anschuldigungen in Bezug auf die Leistung des Meldenden;
3. Verhängung von tatsächlichen Untersuchungen, Sprechverboten, Arbeitsplatzverboten oder Kontaktverboten gegenüber dem Meldenden oder den Kollegen des Meldenden, in jeglicher Form;
4. Einschüchterung des Meldenden durch Androhung bestimmter Maßnahmen oder Handlungen, wenn der Bericht weiterverfolgt wird.

DAF duldet keine Form der Einschüchterung oder Vergeltung und wird gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen gegen betroffene Kollegen oder Vorgesetzte ergreifen.

Das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen gilt nicht in Fällen persönlicher Beschwerden, Kritik an getroffenen politischen Entscheidungen oder Gewissenskonflikten. Das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen gilt auch nicht, wenn der Meldende aus persönlichem Gewinn handelt oder absichtlich falsche Anschuldigungen aus unsachgemäßen Gründen oder mit böswilliger Absicht erhebt.

Wenn ein Meldender glaubt, dass er aufgrund seiner Rolle als Meldender mutmaßlicher Fehlverhalten oder aufgrund seiner Teilnahme an einer Untersuchung nach einem Bericht bestraft wird, wird er ermutigt, dies unverzüglich dem Compliance Office oder dem Compliance Director selbst zu melden, damit DAF entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.

Wenn festgestellt wird, dass der Meldende persönlich in mutmaßliche Fehlverhalten verwickelt ist, entbindet die Meldung der Fehlverhalten den Meldenden nicht von möglichen (disziplinarischen) Maßnahmen durch DAF oder von zivil-, straf- oder rechtlicher Haftung. DAF wird jedoch immer berücksichtigen, dass ein Meldender freiwillig und in gutem Glauben seine Verdachtsmomente von Fehlverhalten gemäß dieser Richtlinie gemeldet hat.

Während der Untersuchungen wird DAF die geltenden Datenschutzgesetze und -anforderungen beachten, wie in seinen internen Richtlinien festgelegt.