Whistleblower-Richtlinie

Alle Personen, die einen Arbeitsvertrag mit DAF haben (oder hatten) und alle Personen, die anderweitig für DAF arbeiten (oder gearbeitet haben), können einen Bericht einreichen. Externe Stakeholder von DAF, wie Lieferanten, Bewerber, Geschäftspartner usw., können ebenfalls einen Bericht einreichen.

Die Richtlinie kann verwendet werden, um Verdachtsmomente möglicher Verfehlungen oder Verstöße gegen (inter)nationale Gesetze und Vorschriften innerhalb oder durch DAF zu melden. Beispiele hierfür sind:

• (Mögliche) Straftaten oder Verstöße gegen (inter)nationale Gesetze und Vorschriften;
• Verstöße gegen den PACCAR-Verhaltenskodex, die PACCAR-Standardrichtlinien, Compliance-Regeln oder andere interne Richtlinien von DAF/PACCAR; oder
• Bedrohungen für die Umwelt, Risiken für die öffentliche Gesundheit, Risiken für die persönliche Sicherheit oder Risiken für das ordnungsgemäße Funktionieren des Unternehmens aufgrund unangemessener Handlungen oder Unterlassungen.

Wenn Sie mögliches Fehlverhalten und/oder Verstöße vermuten oder davon wissen, können Sie dies Ihrem regulären DAF-Ansprechpartner melden. Wenn dieser Meldekanal keine Option ist, können Sie die PACCAR Ethics Hotline nutzen, wo Sie auf Wunsch einen anonymen Bericht einreichen können. Sie können Ihre Bedenken auch vertraulich mit dem Compliance Director besprechen, bevor Sie einen Bericht einreichen. Die Kontaktaufnahme kann über unser Compliance Office mithilfe des untenstehenden Kontaktformulars erfolgen.

Sie können auch Informationen, Beratung und Unterstützung in Bezug auf vermutetes Fehlverhalten oder Verstöße gegen das Unionsrecht (lokale und europäische Gesetze und Vorschriften) von der Whistleblower Authority oder anderen Behörden (siehe niederländische Beispiele im Abschnitt „So können Sie einen Bericht einreichen“) in Ihrem Land (falls zutreffend) anfordern.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Melderichtlinien von DAF zu folgen, können Sie eine schriftliche oder mündliche Meldung bei Ihrem regulären DAF-Ansprechpartner einreichen. Dies kann auf Wunsch auch anonym erfolgen. Wenn Sie eine völlig anonyme Meldung einreichen möchten, können Sie die Ethik-Hotline von PACCAR nutzen. Weitere Informationen zur PACCAR Ethics Hotline finden Sie auf der Website der PACCAR Ethics Hotline unter FAQs.

Die Einreichung einer Meldung über den Verdacht eines möglichen Fehlverhaltens muss in gutem Glauben erfolgen und soweit möglich durch relevante Informationen untermauert werden.

Anstatt eine Meldung über das DAF-Verfahren zu erstatten, können Sie bei Verdacht auf Fehlverhalten oder Verstöße gegen Unionsrecht (lokale und europäische Gesetze und Vorschriften) auch direkt eine Meldung an die zuständige (externe) Behörde erstatten. Zu den zuständigen Behörden gehören (länderspezifisch, hier niederländische Behörden):

• Die Behörde für Verbraucher und Märkte (ACM);
• Die niederländische Behörde für Finanzmärkte (AFM);
• Die niederländische Datenschutzbehörde (AP);
• Die niederländische Zentralbank (DNB);
• Die Whistleblower-Behörde;
• Das Gesundheits- und Jugendinspektorat (IGZ);
• Die niederländische Gesundheitsbehörde (NZ);
• Die Behörde für nukleare Sicherheit und Strahlenschutz (ANVS); Und
• Durch Allgemeinverfügung oder Ministerialverordnung bestimmte Organisationen und Verwaltungsorgane oder Teile davon.

 
Wir bevorzugen die Meldung über das DAF-Verfahren, da dadurch das mutmaßliche Fehlverhalten oder der Verstoß schneller angegangen werden kann und DAF bei einer externen Meldung die Möglichkeit einer internen Untersuchung verpasst.

Sobald ein Bericht eingeht, wird er an den Compliance Director weitergeleitet. DAF muss den Bericht vertraulich behandeln. Alle an der Bearbeitung eines Berichts beteiligten Personen dürfen die Identität des Meldenden oder anderer beteiligter Parteien ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Meldenden nicht preisgeben und müssen die Informationen über den Bericht vertraulich behandeln.

Der Compliance Director oder eine von ihm/ihr bei Bedarf benannte Person beurteilt zunächst, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen und welche Untersuchung (falls erforderlich) auf der Grundlage des Berichts durchgeführt werden muss. Der Compliance Director sendet dem Meldenden umgehend, spätestens jedoch innerhalb von sieben Tagen, eine Bestätigung des Eingangs des Berichts. Der Compliance Director registriert den Bericht in einem speziellen Register.

Der Compliance Director stellt sicher, dass der Bericht schriftlich dokumentiert wird, und legt diese Dokumentation dem Meldenden zur Bestätigung und Unterschrift vor. Der Meldende erhält eine Kopie dieser Dokumentation.

Der Compliance-Direktor legt dem Integritätsausschuss so bald wie möglich nach der Meldung einen Untersuchungsvorschlag vor, es sei denn:

a) Die Meldung basiert nicht auf vernünftigen Gründen, oder

b) es ist im Voraus klar, dass die Meldung kein Fehlverhalten, keinen Verdacht auf Fehlverhalten oder keinen Verstoß oder das Risiko eines Verstoßes gegen (inter)nationale Gesetze und Vorschriften betrifft.

Wenn der Integritätsausschuss beschließt, keine Untersuchung durchzuführen, informiert der Compliance-Direktor den Hinweisgeber innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung der Meldung. Diese Entscheidung wird begründet.

Wenn der Integritätsausschuss beschließt, eine Untersuchung durchzuführen, informiert der Compliance-Direktor den Hinweisgeber darüber innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung der Meldung.

Für die Zwecke der Untersuchung nach einem Bericht ist der Compliance Director befugt, alle relevanten internen Dokumente anzufordern und alle relevanten Parteien zu befragen, die er/sie für die Formulierung seiner/ihrer Empfehlungen an den Integritätsausschuss für notwendig erachtet.

Wenn Informationen bereitgestellt werden, die aufgrund ihrer Vertraulichkeit vertraulich bleiben müssen, wird dies dem Compliance Director gemeldet. Der Compliance Director kann Experten beauftragen, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Die damit verbundenen Kosten werden dem Integritätsausschuss vor der Beauftragung zur Genehmigung vorgelegt.

So bald wie möglich nach Erhalt des Berichts dokumentiert der Compliance Director seine Erkenntnisse in einem an das Integritätskomitee gerichteten Beratungsbericht. Der Beratungsbericht beschreibt die Gültigkeit des Berichts und kann Empfehlungen enthalten.

Der Beratungsbericht mit Empfehlungen wird dem Integritätskomitee bei Bedarf in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt, um den Hinweisgeber zu schützen und in Übereinstimmung mit der Vertraulichkeit der dem Compliance Director bereitgestellten Informationen.

Innerhalb von maximal drei Monaten nach Eingang des Berichts informiert der Compliance Director oder ein Mitglied der Geschäftsleitung den Hinweisgeber und alle von dem Bericht betroffenen Personen schriftlich über die inhaltliche Stellungnahme des Integritätskomitees zu dem Bericht. In Ausnahmefällen kann diese Frist verlängert werden. Der Compliance Director teilt dies dem Hinweisgeber schriftlich mit und nennt die Gründe dafür.

Reporter, die in gutem Glauben Meldungen über von dieser Richtlinie abgedeckte Fehlverhalten einreichen, werden nicht eingeschüchtert oder benachteiligt (Richtlinie zur Nicht-Vergeltung) oder müssen mit anderen negativen Konsequenzen rechnen, wenn sie ihre Bedenken äußern.

Diese Richtlinie zur Nicht-Vergeltung gilt auch für alle, die dem Reporter und/oder anderen beteiligten Dritten helfen. Vergeltung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

• Mobbing, Ignorieren und Ausschließen des Reporters;
• Unbegründete oder unverhältnismäßige Anschuldigungen bezüglich der Leistung des Reporters;

• Verhängung tatsächlicher Ermittlungs-, Rede-, Arbeitsplatz- und/oder Kontaktverbote gegen den Reporter oder seine Kollegen, in jeglicher Form oder Formulierung;
• Einschüchterung des Reporters durch Androhung bestimmter Maßnahmen oder Verhaltensweisen, falls der Meldung nachgegangen wird.
  
  

DAF toleriert keinerlei Form der Einschüchterung oder Vergeltung und wird bei Bedarf disziplinarische Maßnahmen gegen die betreffenden Kollegen oder Manager ergreifen. Die Richtlinie zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen gilt nicht bei persönlichen Beschwerden, Kritik an politischen Entscheidungen oder Gewissensgründen. Die Richtlinie zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen gilt auch nicht, wenn der Hinweisgeber zum persönlichen Vorteil handelt oder falsche Anschuldigungen erhebt, die wissentlich, aus unangemessenen Gründen oder in böswilliger Absicht erhoben wurden.

Wenn ein Hinweisgeber glaubt, dass er aufgrund seiner Position als Hinweisgeber mutmaßlicher Verfehlungen oder aufgrund seiner Teilnahme an einer Untersuchung nach einer Meldung bestraft wird, wird er aufgefordert, dies unverzüglich dem Compliance Director zu melden, damit DAF entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.

Wenn sich herausstellt, dass der Hinweisgeber persönlich an mutmaßlichen Verfehlungen beteiligt war, befreit die Abgabe einer Meldung den Hinweisgeber nicht von möglichen Maßnahmen durch DAF oder von zivil-, straf- oder rechtlicher Haftung. DAF wird jedoch immer die Tatsache berücksichtigen, dass ein Hinweisgeber seinen Verdacht auf Verfehlungen freiwillig und in gutem Glauben gemäß dieser Richtlinie gemeldet hat. DAF wird bei Untersuchungen die geltenden Gesetze und Anforderungen zum Datenschutz einhalten, wie in seiner Datenschutzrichtlinie dargelegt.