Reaktionsplan für die Berichterstattung

Wenn Sie einen (mutmaßlichen) Verstoß melden, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Eine Zusammenfassung samt Behandlungsvorschlag wird vom Director Compliance an das Integrity Committee übermittelt.

Dies geschieht normalerweise innerhalb von zwei Wochen nach Eingang des Berichts. Das Integritätskomitee wird den Fall bewerten und über die Abweisung oder Untersuchung entscheiden. Diese Entscheidung wird dem Meldenden mitgeteilt. Wenn entschieden wird, dass der Fall untersucht wird, wird er einem Ermittler zugewiesen. Der Ermittler nimmt eine erste Bewertung der Glaubwürdigkeit, des Kontexts und der (potenziellen) Ernsthaftigkeit des Berichts vor.

Wenn eine Untersuchung als erforderlich erachtet wird, bildet das Integritätskomitee ein Untersuchungsteam. Eine Untersuchung ist immer dann erforderlich, wenn der Bericht:

- angebliche Verstöße gegen den FCPA oder andere geltende Antikorruptionsgesetze enthalten;
- angebliche Verstöße gegen das Kartellrecht enthalten;
- bezieht das Top-Management von PACCAR EU ein; und/oder
- könnte andernfalls möglicherweise erhebliche bis massive Auswirkungen auf den Ruf von DAF/PACCAR (im Folgenden das Unternehmen) haben.

Das Ermittlungsteam sollte unabhängig sein und daher keinen direkten Kollegen, Untergebenen oder Vorgesetzten des Verdächtigen oder Reporters umfassen.

Das Untersuchungsteam stellt dem Integritätsausschuss vorläufige Informationen zur Planung der Untersuchung zur Verfügung. Die Hauptaufgabe des Untersuchungsteams besteht darin, die Informationen und Unterlagen zum Bericht zu sammeln (Faktenfeststellung). Es ist Aufgabe des Integritätsausschusses, eine Stellungnahme dazu abzugeben, ob der mutmaßliche Verstoß vorliegt.

Nach der Zusammenstellung des Untersuchungsteams werden Zweck und Umfang der Untersuchung idealerweise innerhalb einer Woche im Untersuchungsplan festgelegt. An diesem Punkt und nach Beurteilung der Glaubwürdigkeit und des Kontexts, in dem eine Meldung erfolgt, kann das Untersuchungsteam dem Integritätsausschuss raten, eine Meldung zurückzuweisen (z. B. weil keine oder nur wenige Beweise für den mutmaßlichen Verstoß vorliegen). In diesem Fall muss das Untersuchungsteam diese Empfehlung dokumentieren und archivieren. Die Entscheidung des Integritätsausschusses wird in einer Mitteilung an den Berichterstatter begründet.

Nach der Planung der Untersuchung müssen die folgenden Schritte so schnell wie möglich abgeschlossen werden:
- Sicherstellung von Beweisen
- Durchführung von Interviews
- Durchführung und Überprüfung von Analysen
- Zwischenbericht an das Integritätskomitee

Die Untersuchung sollte innerhalb von 2 Monaten nach Eingang der Meldung abgeschlossen sein. Unter bestimmten Umständen kann das Integritätskomitee den Untersuchungszeitraum verlängern, was dem Hinweisgeber mitgeteilt wird.

Ergebnisse und Beobachtungen müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Das Untersuchungsteam muss dem Integritätsausschuss einen Abschlussbericht vorlegen. Der Integritätsausschuss sollte die Verteilung und Präsentation des Abschlussberichts auf das „Need-to-know“-Prinzip beschränken und nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich machen.

Der Berichterstatter erhält vom Integritätsausschuss eine Zusammenfassung der Ergebnisse oder das Endergebnis.

Je nach den Ergebnissen der Untersuchung berät der Integritätsausschuss die zuständigen Vorgesetzten im Falle eines vermuteten Compliance-Verstoßes oder im Falle eines anderen vermuteten Fehlverhaltens über die angemessene Vorgehensweise, beispielsweise, aber nicht beschränkt auf:

i. Erklärung des Berichts für unzulässig / Ergreifen weiterer Maßnahmen.
ii. Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen, z. B. schriftliche Verwarnung, obligatorische Schulung, Suspendierung, Lohnkürzung, Degradierung oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses für die beteiligten Mitarbeiter.
Jede derartige Disziplinarmaßnahme wird die Schwere des Fehlverhaltens angemessen widerspiegeln.
iii. Entwicklung zusätzlicher Maßnahmen wie Schulungen, Stärkung der internen Kontrollen, Erstellung zusätzlicher Richtlinien oder anderer Maßnahmen, die auf die Förderung einer Kultur der Integrität und Compliance abzielen.